RH & co-pilote AI

Inscris-moi au championnat de contorsionnisme…

Je viens de m’extirper d’un Catch-22 classique de startup!

→ T'as besoin d'embaucher parce que t'as trop de job, mais t'as pas le temps d'embaucher... parce que t'as trop de job 🤸‍♂️

(That’s right, on a trouvé notre Pieuvre!)

Énergie plus limitée ces temps-ci—j’avais deux options :

1. Remettre l'embauche à plus tard (drainer ma pile déjà orange foncée)

2. Trouver une façon de faire qui ne me grille pas le cerveau ou l’horaire

J'ai opté pour l'option 2. No joke, sans l'AI, j'aurais probablement craqué.

Cette semaine, je te raconte comment l'AI est devenue ma co-pilote lors de la dernière embauche chez SaaSpasse, de la création du test technique jusqu'à l'onboarding interactif.

Outils utilisés = ChatGPT o3, Superwhisper, Notion AI, Manus

Je te partage le plus de prompts et exemples possibles. En bonus, le site web interactif d’onboarding construit avec Manus.

Conception du test technique

Chaque fois que j’entre en recrutement, je me dis :

Et chaque fois que je close une embauche :

Ne jamais prendre une décision juste sur la vibe de la personne. Inclure ton feeling, ton intuition, sure. Mais pas juste ça. C’est encore plus crève-coeur renvoyer quelqu’un de super smath qui n’avait finalement pas les compétences pour le rôle.

Voici donc comment j’ai développé un test technique simple pour notre rôle de Pieuvre.

J’ai utilisé un export Notion de l’offre d’emploi comme point de départ.

Ensuite, le prompt que j'ai utilisé dans ChatGPT o3 :

Voici l'offre d'emploi qu'on a dans Notion. Je dois créer un test technique pour évaluer les candidats.

Le rôle va nécessiter : organisation, communication, délégation, recherche, synthèse.

On opère principalement dans Missive (gestion d'email collaborative).

Quel genre de test devrais-je concevoir? Quelles compétences dois-je mesurer concrètement pendant l'entrevue?

ChatGPT m'a suggéré quelques tests. On a jam dix minutes, et décidé d’y aller avec une mise en situation réelle : plonger les candidats dans des scénarios courriels typiques de SaaSpasse. Prioriser, déléguer, répondre sans fautes avec le bon ton, identifier les urgences, taguer.

Création d'un environnement de test réaliste

J’aime tester dans l'outil exact où la personne va travailler quotidiennement.

Missive est puissant mais des fois complexe à configurer. J'ai passé leur doc à ChatGPT + utilisé la fonction recherche pour m'aider à configurer l'environnement de test :

• Créer des équipes isolées dans Missive (sandbox hermétiques)

• Configurer des alias emails dans Google Admin

  • [email protected]

  • [email protected]

  • et ainsi de suite!

• S'assurer que les candidats n'aient accès à rien d'autre que l’équipe et l’alias

Génération des scénarios

J’ai dépoussiéré mon vieux [email protected], histoire d’envoyer les courriels fictifs aux boîtes partagées Missive.

J’ai ensuite upload la base de données Notion des tâches chez SaaSpasse dans ChatGPT. Overkill mais plus détaillé que la description de tâches dans l’offre. On a discuté brièvement pour s’entendre sur les cas à traiter dans ce test.

Prompt utilisé après coup pour générer les faux emails :

Tu as déjà le contexte de SaaSpasse comme compagnie, du poste pour lequel on embauche, et des tâches que cette personne aura. 

Génère-moi 5 emails fictifs représentatifs de situations courantes :
- Un partenaire qui veut une mise à jour sur ses résultats
- Un des studios qui cancel un enregistrement dernière minute
- Un responsable SaaS qui a un problème technique avec son profil sur notre site
- Une demande de commandite de la part d'une compagnie champ gauche
- Une demande d'information pour hoster un event SaaSpasse

Utilise un ton réaliste, inclue des détails crédibles. Génère un sujet et une signature qui donnent du contexte sur la demande.

Fais-moi approuver les courriels un par un.

Résultat : cinq emails tellement crédibles que même Joëlle a cru qu'ils étaient réels quand elle les a vus. En même temps, elle a aussi cru au Père Noël jusqu’à genre quinze ans à ce qui paraît. Les spoilers arrivaient moins vite en Gaspésie faut croire.

Ensuite, l’AI et moi on a structuré le format du test :

• 2 heures dédiées

• Candidat invité dans l'équipe Missive

• Page Notion remplie d’instructions et de ressources

• Joëlle et moi dispo dans Missive (comme dans la vraie vie)

• Rémunération du temps passé (important pour moi)

Après avoir designé le test avec ChatGPT, ça a été un jeu d’enfant de lui faire générer le contenu pour le Notion :

Avec tout ce que tu sais sur 1) le test technique d'embauche, et 2) SaaSpasse comme compagnie :

Quelles instructions devrait-on donner aux candidats?

Quelles ressources supplémentaires devrait-on inclure dans un Notion de support au test?

Si tu les as déjà, file-moi les liens. Sinon, dis-moi ce qui te manque.

Assez fier du réalisme du test. Fidèle à mes habitudes, j’ai caché quelques oeufs de Pâques et pièges dans certains courriels :

Optimisation du plan d'onboarding

Une fois La Pieuvre choisie, direction l'onboarding. Mais repartir d'une page blanche? Hell no.

Workflow :

1. Upload du plan existant : j'ai pris le plan d'onboarding de Joëlle (rédigé il y a un an) et l'ai uploadé dans ChatGPT.

2. Prompt d'adaptation :

Prends ce plan d'onboarding et adapte-le pour une chargée de projet.

Identifie les éléments qui sont agnostiques au type de rôle et suggère des éléments spécifiques au rôle de chargé de projets.

Suggère-moi une structure d'accueil sur 4 semaines. Assure-toi que chaque jour de chaque semaine est un mix d'appels synchrones, de tâches asynchrones et de rencontres de joueurs clés.

Format en Markdown, s'il te plaît.

3. Export et personnalisation : ChatGPT m'a pondu une structure solide que j'ai ensuite affinée manuellement dans Notion.

Création d'un onboarding ‘interactif’

Tu sais le monde qui rénove pis se ramasse avec un château à force de dire “tant qu’à y’être…”?

Crime, je suis un peu de même quand je joue avec ces outils-là :

What if on rendait l'onboarding plus engageant qu'un document Notion statique?

→ Enter Manus : agent IA généraliste capable de générer des sites web, apps, visualisations.

Ma démarche :

1. Préparation du prompt avec ChatGPT :

Je veux utiliser Manus pour créer un site d'onboarding interactif. Prends d'abord le temps de rechercher cet outil et bien comprendre ses capacités.

Ensuite, aide-moi à structurer un prompt optimal pour :
- Un site avec checklist interactive de progrès pour les tâches
- Design on-brand SaaSpasse
- Génération automatique d'un fichier .ICS pour les meetings
- Sections collapsibles par semaine

2. Génération avec Manus : le prompt optimisé a produit un microsite avec :

   • Checklist d'onboarding interactive

   • Fichier .ics auto-généré (importe événements direct dans ton cal)

   • Design aux couleurs SaaSpasse

   • Sections dépliables par semaine

3. Boucle feedback vocale (mon moment préféré) :

   • Je regarde le site généré par Manus

   • Je dicte mes commentaires à SuperWhisper

   • SuperWhisper formate et colle dans le chat Manus

   • Manus itère automatiquement

   • Rince et répète

Résultat : cycles d'amélioration ultra-rapides sans toucher au clavier.

Pas parfait mais gênant comme site custom d’accueil :

Enseignements et limites

Ce qui marche :

1. L'AI comme catalyseur : elle défriche, l'humain tranche. Parfait pour contourner la page blanche ou la paralysie décisionnelle.

2. Voice-to-text = game changer : quand tu as des limitations cognitives temporaires, dicter plutôt que taper change tout. Même sans ça… tu vas juste plus vite.

3. Tester dans l'environnement réel : évaluer dans l'outil quotidien (Missive) révèle les vraies compétences, pas les théoriques.

Ce qui marche moins :

1. Automatisations prématurées : j'aurais pu automatiser les invitations calendrier et l'envoi d'emails avec Lindy/Gumloop, mais pour 5 candidats... overkill.

2. L'AI ne remplace pas le jugement : elle accélère la logistique, mais les décisions importantes restent humaines.

3. La personnalisation a ses limites : le site Manus était cool, mais j'ai quand même dû peaufiner manuellement plusieurs éléments.

Pistes futures

L'AI n'a pas révolutionné notre processus d'embauche. Elle l'a rendu soutenable dans un contexte où mon énergie était limitée.

Le vrai unlock : utiliser l'AI pour préserver ton énergie mentale pour les décisions qui comptent vraiment. Déléguer la poutine, garder la stratégie.

Avec un volume d'embauche plus grand, j'automatiserais :

• Scoring initial automatique : faire analyser les réponses Missive par l'AI pour un premier tri

• Workflow n8n/Gumloop/Lindy complet : setup test en un clic (création comptes, envoi scenarios, invitations)

• Mesure du ROI temps : quantifier précisément le temps économisé vs processus 100% manuel

Pour l'instant, on profite d'avoir trouvé La Pieuvre et on pousse en avant.

—

Quelque chose à ajouter? Good. Laisse un commentaire ou réponds à ce courriel direct.

Cheers,

Frank 💜

Dernier événement live avant l’automne

Reste moins d’une semaine avant notre dernier show de la saison. Le prochain—la Conf!—sera en septembre. Serait malade de t’y voir, on sera dans le fameux hood de Laval. Première fois qu’on débarque sur la Rive-Nord!

Au programme :

J’enregistre un épisode du pod en direct avec Alexandre Corriveau de Terro X. Il va y avoir de la bonne bouffe (🐔🇵🇹), des breuvages, et du beau monde.

Tout est inclus dans le prix de ton billet.

BRING A FRIEND!

Évite le chaos dans ton inbox 📩

Si t’as une équipe qui travaille beaucoup dans leur boîte courriel, tu devrais au moins jeter un coup d’oeil à Missive.

(On vient de l’utiliser pour faire passer un test simulation live à nos candidats pour le poste de chargé de projets — collaboration +++)

Dans la capsule, on vous montre plein de features le fun comme les conversations privées sous les courriels, le co-drafting, leur intégration OpenAI et la vue ‘‘tâches’’, entre autre.

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Podcast

Voici le dernier épisode du pod :

→ Ep.137 - Sylvain Carle : Coeur & capital (Valley, VC, impact)

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