Cartographier le chaos

Folks, j’ai sacrifié une semaine d’opérations.

☝ une manière plus black metal de dire “j’ai pris des vacances”.

Tel un ancien devin, j’ai fouillé les entrailles de ma compagnie pour y prédire son avenir.

ça paraît que j’ai aussi trop joué à Diablo.

Chad et moi on a cartographié l’entièreté des tâches dans la compagnie :

→ 138 tâches à travers 7 catégories.

J’ai ensuite transféré ça dans une base Notion où je peux :

• Avoir de la visibilité sur le temps investi par catégorie

• Identifier les tâches à automatiser, déléguer, couper

• Monter des scénarios d’embauches

Aujourd’hui, je te partage le processus et le Notion en question.

Pour ceux qui comptent à la maison, SaaSpasse aura bientôt deux ans. Mon ego et moi dédions donc cet éditorial à tous ceux qui m’ont dit :

Prendre le temps de comprendre le temps

Y’a quelques semaines, je me sentais comme de la marmelade.

Dispersé, fatigué, avec un agenda de premier ministre (et un salaire de concierge).

Je suis allé au bout de mon expérimentation de time-tracking.

Turns out, je suis pas si mauvais pour estimer le temps. Juste très mauvais à le gérer.

J’avais planifié un horaire bien cordé 9@5-ish, j’ai… pas fait ça pantoute. Pis sais-tu quoi? C’est correct.

Ça fait 15 ans que je finis toujours par travailler le soir et la fin de semaine. Les jours de semaines, je gym, je marche, et oui, je travaille.

Mais j’aime ça travailler le dimanche et quelques soirs de semaines. Quand y’a moins de bruit dans mon environnement numérique. Quand mon TOC évite le chant de sirènes des notifications. À 21:39 posé dans mon lazy-boy, je sais qu’il n’y aura plus de surprises dans les ops ou les comms.

Un truc découvert dans l’inventaire de mes tâches réelles :

Y’a un paquet de tâches que je fais par habitude. Des trucs pas trop chronophage (j’avais hâte d’utiliser ce mot-là). Pas trop compliqué. Mais quand tu regroupes toutes ces tâches-là, ça commence à peser.

En répertoriant mes tâches hebdo et en dialoguant avec ChatGPT, y’a des bribes d’insights qui m’ont sauté aux yeux.

Si une semaine de tracking révèle déjà des gains, imagine sur un an, pour toute la compagnie…

Quelques chats avec Chad & imports Notion plus tard…

→ 138 tâches, 7 catégories, ~330h/mois.

Les étapes, si tu veux t’essayer :

1. Expliquer à ChatGPT pourquoi que je veux répertorier toutes nos tâches. Contexte = 🔑
   

2. Copier-coller toute l’information désorganisée et pas à jour que j’avais sur qui fait quoi dans la compagnie.
   

3. Demander à ChatGPT d’utiliser tout ce qu’il sait déjà sur SaaSpasse ainsi que mes documents pêle-mêle pour catégoriser et suggérer des tâches.
   

4. Repasser avec lui chaque catégorie, une à la fois. Assigner durée, fréquence, personne à chaque tâche. [voir ce Gdoc]
   

5. Développer une grille d’évaluation des tâches en mélangeant mes intuitions sur comment prioriser le travail avec des modèles existants comme Buyback Loop & autres. [voir ce Gdoc]
   
   Chad m’a remixé un “nouveau” modèle intitulé DEAD (Do, Eliminate, Automate, Delegate). J’adore.
   

6. Générer un CSV détaillé avec toutes les colonnes et lignes nécessaires. Importer ce CSV dans une base de données Notion.
   

7. Repasser chaque vue par personne dans Notion avec la personne assignée. Pour valider fréquence, durée.
   

8. Attribuer une valeur à chaque tâche sur les dimensions suivantes :

   1. Délégation Frank? {100% Frank | Potentiel Frank | À déléguer}

   2. Automatisation? {Facilement | Possiblement | Aucunement}

   3. Importance? {Essentiel | Utile | À challenger}

Les réponses dans les entrailles

C’est quand tu joues avec la data après que le fun commence!

Voici des questions générales auxquelles je peux maintenant répondre :

• Est-ce qu’on a assez de charge de travail pour une nouvelle embauche?

• Quelle proportion du travail est gérée par pigistes ou fournisseurs externes?

• Combien de temps et % on passe sur chaque catégorie de travail?

• Quelles tâches coûtent le plus cher en temps et sont automatisables?

Exemple, j’ai un gut feeling depuis un bout par rapport à une embauche Opérations & production. En ajoutant une colonne Rôle opérations? [OUI | NON], j’ai pu tag toutes les tâches faites par l’équipe ou par personne encore qu’on assignerait à ce rôle.

J’ai vite pu voir que y’avait de la job pour ~20h/semaine :

Encore plus cool avec ce Notion, je peux savoir comment mieux gérer mon temps à moi. En filtrant sur différentes vues, je vois :

• Quelles tâches je devrais déléguer ASAP vs éventuellement

• Combien de temps je passe sur des tâches qui génèrent du vrai revenu

• Combien de temps je passe dans les opérations courantes vs la stratégie long terme de la cie

• Quelles tâches sont 100% Frank, essentielles pour la business, et 0 automatisable—les vrais goulots d’étranglement perso. AKA le prix à payer d’avoir ma face et mon nom intimement lié à cette compagnie.

Toute cette data structurée dans Notion n’est qu’une première étape. La prochaine me hype :

→ Associer ma data financière (revenus vs dépenses) à ma data opérationnelle.

(une chance que Marie-Andrée du Chiffre est là pour m’aider avec ça 😅)

Dans un futur pas trop lointain, je pourrai en théorie répondre rapidement et avec certitude à ces questions :

• Combien la compagnie sauverait (ou pas) en internalisant certains trucs?

• Quelles lignes d’affaires sont les plus profitables et scalable pour SaaSpasse?

• Quel impact sur le top line vs bottom line ma délégation perso aurait?

• Vais-je bientôt transcender le seuil de la pauvreté?

J’ai des intuitions par rapport à tout ça. Juste pas encore de convictions. 

Dois-je la tenir dans la rode?

Re: embauche.

Pour faire une embauche tout en restant profitable, il faudrait soit couper dans mon salaire déjà pas chèrant, soit booster les revenus variables (forfaits promos, commissions affiliées, profits conférence), soit monétiser de nouveaux trucs.

Si l’embauche me libère du temps pour vrai, je suis convaincu que je peux le passer à générer plus de revenus pour la compagnie.

Je dois juste analyser comme il faut tous les potentiels de coupure et d’automatisation avant de peser sur la gâchette…

Tu sais, le truc avec les entrepreneurs, c'est qu'on a souvent un problème à jauger :

→ quand peser sur le gaz VS quand prendre son gaz égal

(assez simple comme équation quand t’es Charlie Sheen)

À cause de ma sensibilité, ma paresse et mon intolérance aux irritants, je feel les douleurs court terme très fort, et j'ai envie de les régler ASAP.

Mais est-ce le bon move d'embaucher à mi-année pour ce rôle?

L’affaire, c’est que cette compagnie-là, c'est 100% MON cash maintenant qui sort. Pas celui de Snipcart (merci Georges et Vince, hehehe).

Optimiser les revenus SaaSpasse

Un autre trou à lapin : optimiser mes revenus.

Quand ça pique, gratte

Oui, j’ai passé du temps de vacances à taponner sur ChatGPT et Notion. Mais ça me tentait! Et ça valait le coup : je me sens en contrôle, équipé pour prendre des décisions.

J'ai une représentation imparfaite mais utile de la réalité de ma compagnie. On a commencé à l'utiliser au weekly cette semaine! Ma team a maintenant la même visibilité que moi—ils font partie des décisions.

Donc ma leçon pour cet édito :

→ Quand ça pique, gratte pour de vrai.

DIG. IN.

À force de laisser de vagues irritants flotter dans ta tête, ils prennent un espace mental que tu pourrais accorder à des choses plus productives.

T'as le pouvoir de changer les choses. Combattre l'entropie et la routine avec de l'intention, des données et des décisions—c'est ça, ta job d'entrepreneur.

☝️ une de mes plus belles leçons après deux années de SaaSpasse.

J'avais passé des mois à me plaindre que je travaillais trop, à accumuler de la fatigue. Je m'inventais l'histoire que je n'avais "pas le temps" de travailler sur ce problème! Finalement, j'ai pris une semaine de vacances. Zéro notifications. Off des opérations quotidiennes.

Je me suis donné l'espace pour me reposer, et j'ai trouvé l'énergie de creuser le problème. J'ai fait ça peinard, sur mon lazy boy, entre deux games de Diablo.

Quand même vu plein d'amis, eu des dates avec ma blonde, marché avec mon chien, été au gym.

Un hybride staycation/stratégie que j'ai adoré. Me donner le temps de travailler SUR la business vs DANS la business.

Je risque de le refaire quelques fois par année.

Je t’invite à essayer, homie!

—

Quelque chose à ajouter? Good. Laisse un commentaire ou réponds à ce courriel direct.

Cheers,

Frank 💜

SaaSpasse à Montréal - Édition 13

On a un événement à MTL avec Amélie Foz-Couture le 28 mars.

Il reste exactement 12 billets (!!!)

On va jaser de :
• leur modèle de venture creation et funding assez unique
• leur thèse d’investissement en fintech, climate tech, et web3
• l’expérience des founders qui joignent Diagram pour scaler des businesses
• le capital de risque au Québec et Canada

Bouffe & drinks gratuits comme d’habitude 💜

Gros case study feat Coveo

Passer de 42 → 750 employés (dont 40% en R&D) en quelques années? Coveo a pas fait ça juste en croisant les doigts — ils ont bâti une véritable machine de recrutement.

Dans cette étude de cas, on décortique leur playbook :
• Construire un funnel d’embauche R&D efficace
• Scaler les embauches sans diluer la qualité
• Conserver la culture intacte (même en devenant une 🦄)

Si t'as des ambitions de croissance (ou que tu veux appliquer sur un poste), ce case study est ton nouveau meilleur ami :

Nos programmeurs en complet cravate 👔

Leviat, c’est l’équilibre parfait entre tech et droit. Une équipe de programmeurs en complet-cravate qui repense les services juridiques pour les entreprises SaaS.

Fini les factures horaires salées et la paperasse interminable. Grâce à leurs outils développés à l’interne, ils offrent des conseils légaux de haut niveau, rapides et transparents, à des coûts qui font du sens.

Besoin d’un coup de main pour une transaction ou un enjeu contentieux? Ils comprennent les réalités du marché tech comme personne. Fluide, efficace, sans jargon inutile.

Rejoins les SaaSpals 👇

Merci tellement à tous nos SaaSpals. Votre support nous motive BIG TIME.

Podcast

Voici le dernier épisode du pod :

→ Ep.127 - Yanis Mellata : À bord du Exit Express (remote work, GTM & acquisition)

Pas encore abonné au pod? Let’s go :

• Spotify

• Apple Podcasts

• YouTube

Okay bobye!